Workshops im Remote-Modus

Gerade wir Design Thinker werden in diesen Zeiten besonders gefordert: Nicht nur, dass wir unsere Techniken für unsere Klienten einsetzen, um gute Lösungen zu entwickeln — nein, auch in der Planung und Durchführung von Workshops ist Kreativität gefragt. Was wir im Team in den letzten Wochen bei Workshops und UX-Labs gelernt haben, möchte ich mit euch teilen.

Tools und Vorbereitung

Dass Workshops lange vor dem eigentlichen Termin beginnen, in dem wir thematische Vorbereitungen starten, ist nichts neues. Wir haben festgestellt, dass es hilft, entsprechende digitale Boards im Vorfeld passend zu den gewählten Methoden anzulegen — das spart Zeit. Tools wie Miro (kostenloses Einstiegspaket; kostenpflichtige Alternative: Mural) kommen zudem mit vielen Vorlagen, etwa zu Customer Journeys oder Business Model Canvas. Oder man legt selbst Hand an und stellt sich seine eigene Struktur zusammen. Besonders toll dabei: Per Mobile App können Notizen von einem analogen Whiteboard abfotografiert und dem Board hinzugefügt werden.

Es empfiehlt sich zudem, mindestens zwei Rechner am Start zu haben: Einer für den Facilitator, der das Workshop-Board zusätzlich zur Moderation administriert, und ein Rechner für die Steuerung des Videostreams. Da zoom.us zuletzt aufgrund der Datenschutz-Kritik am Dienst gearbeitet hat, blieben wir weiterhin dabei. In unserem Setup hatten wir zudem eine separate Webcam mit Mikro und Lautsprecher im Einsatz, was die Bildqualität für die Teilnehmer auf der anderen Seite verbessert hat. Hier kommen die festen Regeln aus dem TV- und Livestream-Bereich zu tragen: Gutes Bild und guter Ton sind entscheidend. Wenn machbar, sollte mit den Teilnehmern die Übertragung vorher getestet werden.

Moderation: Eine besondere Herausforderung

Eine weitere Erkenntnis, die im Vorfeld schon offensichtlich ist: Einen Ganztags-Workshop in einem Stück Remote durchzuziehen, ist Wahnsinn. Wir haben die Erfahrung gemacht, a.) den Tag auf maximal 5 Stunden (inkl. einer Stunde Mittagspause) zu beschränken, und b.) spätestens am Ende einer Stunde 5-10 Minuten Pause einzustreuen. Es hat schon seinen Grund, warum Webinar-Einheiten recht komprimiert daherkommen 😉 Entsprechend muss die Agenda strukturiert sein. Klare Themenblöcke werden nicht nur mit Zeiten, sondern mit Slots für Pausen ergänzt.

Was spontan zu Schwierigkeiten während des Workshops führen kann, sind Übertragungsprobleme. Das äußert sich darin, dass Bilder verzerrt ankommen oder das gesprochene Wort zuweilen schwer verständlich ist. Hier gilt: Direkt nachfragen, ob etwas richtig verstanden wurde. Hilfreich ist auch, anhand des digitalen Boards am Ende eines Themenabschnitts die Outcomes gemeinsam durchzugehen, das verschafft Sicherheit. Da Miro und andere Tools den Export des Boards als PDF, SVG, PNG etc. erlaubt, können zusätzlich Bilder im Chat an die Teilnehmer verteilt werden.

Ein paar Einschränkungen bleiben. Gerade der so wichtige Punkt, Reaktionen und Körpersprache der Teilnehmer zu erfassen, ist Remote fast unmöglich. Sprecht dennoch offen an, wenn ihr das Gefühl habt, dass die Stimmung besser sein könnte. Und: Teilnehmer, die mit co-kreativen Workshops noch keine Erfahrungen hatten bzw. diesen reserviert gegenüber stehen, sind in einem „Workshop light“ als durch digitale Boards gestützte und moderierte Webcam-Diskussionsrunde wahrscheinlich besser abgeholt.

Wie immer gibt es im Netz, gerade bei medium.com, viele weitere Tipps, damit Workshops gelingen:

1. UX Collective: Remote design thinking workshops
2. Appnroll Publication: Running remote UX workshops
3. Josh Seiden / Jeff Gothelf: 7 Tips for Great Online Workshops

Welche Erfahrungen habt ihr gemacht? Ich freue mich auf eure Kommentare 🙂

Danke an Rüdiger und Jonas für’s Groovy-sein im Workshop 🙂